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機密文書処理ガイドライン

本ガイドラインは、北勢商事株式会社（以下、「当社」という）が行う機密文書処理について、その体制、安全管理、適正処理その他について定める。

I．組織及び体制

機密文書処理についての組織・体制とその役割・権限は、次のとおりとする。

1. 代表者

   代表者は、機密文書処理の総責任者として、次の役割を担い、権限を有する。

   1. （１）機密文書処理基本方針を策定・公表・周知すること
   2. （２）機密文書処理基本方針・本ガイドラインに基づき、機密文書が適正に処理されるように、経営資源を確保すること
   3. （３）管理責任者を任命すること
   4. （４）本ガイドラインその他の機密文書処理に関する規程の制定・改定を承認すること
2. 管理責任者

   管理責任者は、機密文書処理の統括責任者として、次の役割を担い、権限を有する。

   1. （１）搬出、運搬、計量、中継・保管、選別、搬入、処理の各工程において、機密文書が適正に処理されていることを監督すること
   2. （２）機密文書の処理業務について、代表者に報告すること
   3. （３）従業員に対して、教育・研修を実施すること
   4. （４）本ガイドラインその他の機密文書処理に関する規程を策定すること
   5. （５）情報セキュリティ・環境リサイクルに関する改善を実施すること
3. 担当者

   担当者は、機密文書処理業務について、次の役割を担う。

   1. （１）本ガイドラインその他の機密文書処理に関する規程を遵守して、機密文書を取扱うこと
   2. （２）情報セキュリティ・環境リサイクルに関する改善を提案すること

II．情報管理システム（情報セキュリティ）

機密文書処理の各工程の情報管理（情報セキュリティ）は、次のとおりに行う。

1. 搬出

   搬出については、次の基準に基づき行う。

   1. （１）実際に搬出現場などを確認して、使用車両、必要機材、搬出方法、人員配置を決定すること
   2. （２）事前に現場確認ができない場合は、電話やメールなどで、可能な限り、状況を把握すること
   3. （３）（１）、（２）についての確認事項については、次のとおりとすること
      1. ①機密文書の梱包状態
      2. ②廃棄数量の確認
      3. ③禁忌品の有無
      4. ④搬出場所・搬出ルート（エレベーター、階段の利用）
      5. ⑤車両の駐車場所
      6. ⑥養生の必要性
      7. ⑦当日の排出者側の立会、立会者の確認
   4. （４）搬出の際は、機密文書の紛失、散逸または第三者への流出を防ぐために、最大限の注意を払うこと
   5. （５）作業完了後は、機密文書の積み残しの有無と、施設に破損や汚れがないことを確認すること
   6. （６）作業完了後、必要に応じて排出者に対して、今後の廃棄フローを説明すること
   7. （７）作業完了の証明として、排出者へ受領書等を提出し、後日、機密書類を抹消したことを証明書等で報告すること
2. 運搬

   運搬については、次の基準に基づき行う。

   1. （１）機密文書の運搬は、密閉式の箱型車両を使用し、平ボディ車両やホロ付車両は不可とし、荷室には施錠すること
   2. （２）機密文書の運搬に際しては、道路交通法などの法規制を遵守し、エコドライブに努めること
3. 計量

   計量については、次の基準に基づき行う。

   1. （１）計量は、排出者と協議の上、中継地点または搬入先処理施設内で行うこと
   2. （２）計量を行う際は、公的な検査を受けた計量器を使用し、必要に応じて計量表などを提出すること
4. 中継・保管

   中継・保管については、次の基準に基づき行う。

   1. （１）中継・保管施設は、外部から遮断された構造とし、侵入を防止できる状態とすること
   2. （２）施設への入退権限のない第三者の立入りを禁止すること
   3. （３）施設に入退する訪問者は記録し、入退記録は一定期間保管すること
   4. （４）選別作業を行う際は、外部から遮断された構造の施設内で行い、紛失、散逸に最大限の注意を払うこと
   5. （５）中継・保管施設は監視カメラなどを設置し、監視カメラの映像は、一定期間保管すること
5. 破砕

   破砕については、次の基準に基づき行う。

   1. （１）機密文書の荷下ろしは、外部から遮断された構造の施設内で行うこと
   2. （２）施設への入退権限のない第三者の立入りを禁止すること
   3. （３）施設に入退する訪問者は記録し、入退記録は一定期間保管すること
   4. （４）機密文書の処理状況を目視またはモニターで立会い確認できるエリアを備えること
   5. （５）破砕施設は監視カメラなどを設置し、監視カメラの映像は、一定期間保管すること
   6. （６）排出者の要望に基づき、処理量を計量表などで報告すること
6. 溶解

   溶解については、次の基準に基づき行う。

   1. （１）溶解施設に搬入する前に、排出者との協議、選別作業等で、禁忌品の有無を確認すること
   2. （２）溶解施設に搬入後は、施設の社内ルールに基づき、安全な作業を心掛けること
   3. （３）機密文書の荷降ろしは、外部から遮断された構造の溶解施設を選定すること
   4. （４）機密文書の荷降ろしの際は、パルパーへの投入漏れがないかを確認すること
   5. （５）溶解処理に立会者が同行する場合は、安全が十分に確保され、かつ、処理状況を目視またはモニターで確認できるエリアを備えた溶解施設を選定すること
   6. （６）排出者の要望に基づき、処理量を計量表、溶解証明書等で報告すること

III．再委託

機密文書処理の再委託については、次の基準にしたがって行う。

1. （１）機密文書処理の再委託は、原則行わないこと
2. （２）やむを得ず再委託を行う場合は、再委託先と機密保持契約を締結するなど、再委託先が必要な基準を満たしているかを確認すること
3. （３）再々委託は禁止とする

IV．従業員

機密文書処理に従事する従業員については、次の措置を講じる。

1. 教育・研修については、次のとおりに年１回実施し、記録を一定期間保管する。
   1. （１）機密文書処理に関する法令やガイドライン
   2. （２）機密文書処理業務に関する知識や技術
   3. （３）本ガイドラインを含む当社の機密文書処理に関する規程の理解
2. 機密文書処理に従事する従業員からは、次の事項を含む「機密保持誓約書」の提出を受けること。
   1. （１）機密情報を漏洩、開示しないこと
   2. （２）退職後も機密保持義務があること
   3. （３）誓約に違反して機密情報が漏洩等した場合は、損害賠償義務が生じること

V．排出者との契約および説明責任

排出者から機密文書処理の委託を受けた場合、可能な限り排出者と機密文書処理契約を締結し、管理責任者または従業員は、排出者に対して、当社の情報セキュリティに関する安全管理措置について、十分な説明をすること。

VI．法令等の遵守

当社は、機密文書処理業を営むに際して、関連法規（法令、規則、国の基本方針・指針・ガイドライン・通達等）、自治体の条例等を遵守する。

VII．緊急時の対応

機密文書の搬出から処理までの工程において、機密情報が漏洩する可能性がある事態（以下、「緊急事態」という）が発生した場合の準備および対応は、次のとおりとする。

1. （１）緊急事態発生時に速やかに対応できるように、社内外の連絡網を整備すること
2. （２）緊急事態が発生した場合は、速やかに代表者および管理責任者に報告するとともに、事実確認および調査を行い、排出者および関係機関に連絡すること
3. （３）機密情報の漏洩事故による損害賠償に備えて、保険に加入しておくこと

VIII．環境管理システム・環境リサイクル

機密文書処理に関する環境管理システムおよび環境リサイクルについては、当社のISO14001（環境マネジメントシステム）の規程その他を適用する。